Strategischer Einkauf von Pharma Rohstoffen

Ein alternatives Material hinsichtlich seiner Eignung zu prüfen ist sehr zeit- und ressourcenintensiv. Folglich liegt es nahe dies ausschließlich für diejenigen Materialien vorzunehmen, welche für den Aufwand mit Einsparungspotential oder sonstigen handfesten Vorteilen entschädigen. Gleiches gilt für die Schaffung von Wettbewerb gegenüber den Bestandsdienstleistern – hierfür bedarf es seriöser, vergleichbarer und vor allem besserer Angebote von Wettbewerbern.

Aus diesen Gründen wurden die Materialien zu homogenen Material-Gruppen zusammengeschlossen, welche sich in folgenden Kriterien unterscheiden:

• Materialfamilie
• Kostendifferenzierende Merkmale
• Herstellungsmethoden
• Marktzugang, Preiseinflüsse & Produzenten 

Auf Basis der konsolidierten Materialgruppenebene, sowie der erwarteten Jahresmengen und Grobspezifikation wurden weltweit Lieferanten für Angebote samt entsprechender Dokumentation angefragt. Zur effizienten Bearbeitung und Berücksichtigung der asiatischen, auf Vertrauen und Einzel-Emails gestützten Marktkultur, wurde dies in Form eines semi-automatisierten E-Mail-Prozesses ausgeführt.

Durch diesen Ansatz konnten die für eine Detailprüfung notwendigen Informationen angefragt und vor allem ein Marktpreisniveau für die meisten Rohstoffe erörtert werden.

Neben dem angefragtem Preispotential bedarf es auch einer Aufwands- und Nutzenbewertung, um die Ressourcen ergebnisoptimal einzusetzen. Daher wurden im zweiten Schritt parallel zu den Preisanfragen intern die Restriktionen und die Komplexität der potenziellen Materialwechsel und Verhandlungen erörtert. Darüber hinaus wurde die Wechselwahrscheinlichkeit und die Erwartung einer notwendigen Preisweitergabe an die patenthaltenden Pharmakonzerne bewertet.

Gemeinsam mit den Ergebnissen der Marktpreisabfrage ergab sich nun ein vollständiges Bild zur Bewertung der optimalen Vorgehensweise. Ein entwickelter Material-ROI aus erwarteten Einsparungen den dafür benötigten Ressourcen und dem Einfluss der jeweiligen Restriktionen und Eintrittswahrscheinlichkeiten bildet den Ausgangspunkt für einen konkreten Maßnahmenplan.

In der dritten Phase wurden eine Strategie und Vorgehensweise je Material zur Umsetzung erarbeitet.

Um den Hebel für die Lieferantenverhandlungen zu maximieren, wurden nachfrageseitige und angebotsseitige Hebel erarbeitet. Die Effektivsten Hebel waren die Erweiterung des Lieferantenmarktes von Lokal auf Global, die Veränderung von einer weitestgehend 1-Lieferanten auf eine 2-Lieferantenstrategie, eine Anpassung der Kontrakt-Preismodelle von fixierten Preisen auf saisonal antizipierbare Spot-Preise und eine Anpassung der Bestellmengen und Supply Chain Abläufe.

Es wurden 3 maßgebliche strategische Optionen entwickelt:

1) Händler Ausschreibung:

Bei Rohstoffen, die es von den Mengen oder der Marktlage her nicht erlaubten, direkt mit dem Hersteller zu verhandeln oder aber Händler einen wichtigen Beitrag in der Supply Chain spielen, wurde eine Ausschreibung unter verschiedenen Händlern durchgeführt. Auf diese Weise konnten eine Neu-Qualifikation des Herstellers umgangen werden und durch das Angebot von mehreren Händlern eine Wettbewerbssituation genutzt werden.

2) Direkt Bezug und Volumenzusagen

Viele Materialien konnten ohne Einschränkungen direkt von den Herstellern gekauft werden und durch verbesserte Abstimmung benötigter Jahresmengen und Abnahmezusagen die Planungsrisiken verringert und Produktionskapazitäten besser ausgelastet werden. Zudem wurden durch das Umgehen einiger Zwischenhändler Margen reduziert. Gemeinsam mit den Herstellern konnte die partnerschaftliche Zusammenarbeit durch verschiedene Initiativen verbessert und die Gesamtkosten der Supply Chain reduziert werden.

3) Qualifizierung von Alternativen

Für einige Materialien, konnten deutlich günstigere Alternativangebote zu gleicher Qualität identifiziert werden. In Produktbereichen, die keiner Herstellerqualifizierung unterlagen, konnte nach umfangreichen Tests direkt auf die Alternativen zurückgegriffen und die Bestandslieferanten in einem zweiten Schritt unter Wettbewerb verhandelt werden. Bei pharmazeutischen Rohstoffen, welche durch die Zulassung Herstellergebunden waren, wurde bei ausreichend strategischer Relevanz ein Qualifizierungsprozess eingeleitet, um das Beschaffungsrisiko zu senken und eine Alternative Quelle für die Preisverhandlung zu haben

Die Bestandsdienstleister Verhandlungen wurden individuell unter Einbezug von Einkauf und allen Supply Chain Verantwortlichen vorbereitet und brachten Einsparungen von durchschnittlich 7% p.a. ein. Die Händlerausschreibung führte zu Einsparungen von 31%. Das Einsparpotential aus gesicherten Alternativquellen ergab ein Potential von durchschnittlich 48% Einsparungen. Die Neuqualifizierung der Hersteller wurde sukzessive eingeleitet und die Prozessdauer betrug zwischen 6 und 18 Monaten, um die Alternativquelle zu qualifizieren und freigeben zu lassen.