Operativer Einkauf: Aufgaben, Optimierung und Ausblick

Um Bedarfe termingerecht und kostenoptimal zu decken, bedarf es neben einem effizienten P2P Prozess einer auf dessen Abwicklung spezialisierten Ressource – dem Operativen Einkauf.

Das Hauptmerkmal eines funktionierenden Operativen Einkauf ist die effiziente Sicherstellung der Materialverfügbarkeit im Kostenoptimum. Dies stellt er vor allem mit Kommunikation und Problemlösungsfähigkeiten entlang des P2P Prozesses, konstruktivem Lieferantenmanagement, schneller Disposition und Bestellmengenoptimierung sicher.

Um zu überprüfen, ob Ihr Operativer Einkauf gut aufgestellt ist und wie er optimiert werden kann, behandeln wir im Folgenden Fragestellungen wie:

• Operativer Einkauf? Was sind die Aufgaben und wo ist er lokalisiert?
• Welche Lösungen gibt es, um den Operativen Einkauf zu optimieren
• Was unterscheidet einen guten von einem erstklassigen Operativen Einkauf?
• Welche typischen Probleme und Stellschrauben gibt es? 

Im Anschluss an die relevantesten Fragenstellungen, berichten wir von typischen Herausforderungen und Lösungsansätze und geben einen Ausblick über die Zukunft des Operativen Einkaufs.

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Aufgaben Operativer Einkauf: was tut und wo sitzt er?

Die täglichen Aufgaben des Operativen Einkaufs reichen von der Bedarfsermittlung bis zur Bedarfsdeckung und Rechnungsprüfung der Zahlung (Purchase to Pay). Der Operative Einkäufer muss vertraut sein mit den verhandelten Konditionen, der Bestellmengenoptimierung über alle Bedarfsabteilungen und der Beschaffungsabwicklung. Darüber hinaus stellt der operative Einkäufer auch einen Gegenpol zur Fachabteilung dar, indem er Bedarfe der Fachabteilung hinterfragt und sich bei Problemen und Verzögerungen vollkommen auf deren Lösung fokussieren kann.

Zu den konkreten Verantwortlichkeiten im Operativen Einkauf zählen: die Bedarfsermittlung, einkaufsseitige Freigaben im Bedarfsfreigabeprozess, Bestands- und Bestellmengenkoordination und -prüfung, die Bestellung des Bedarfs über zugelassene Lieferanten unter Sicherstellung der optimalen Bestellmengen und Konditionen, die Betreuung der Bestellung bis zum Wareneingang, das Reklamationsmanagement sowie die Zahlungsfreigabe nach Rechnungsprüfung. Ziel ist die termingetreue und kostenoptimale Bedarfsdeckung, weshalb die Behebung von Terminverzug, Reklamationen und Ablaufstörungen ebenfalls zu den Aufgaben des Operativen Einkaufs gehören.

Die operativen Einkäufer sind tagtäglich mit der termingerechten Bedarfsdeckung und der Sicherung der Beziehung zwischen Lieferanten, Fachabteilung des Unternehmens und der Supply Chain betraut.

Hinsichtlich Lokalisierung gibt es zwei verschiedene Treiber. Für optimale Resultate ist sowohl die Nähe zu den Bedarfsabteilungen als auch zu den Category Managern der Warengruppe relevant. Je nach Organisation kann dies entsprechend der Gegebenheiten bedeuten, dass operative Einkäufer zentral oder lokal in Reichweite der Bedarfsabteilung angesiedelt sind.

Welche Lösungen gibt es, um den Operativen Einkauf zu optimieren?

Heutzutage ist die Einbindung und Schulung im ERP System und der Bestellmanagement Software für einem effizienten Operativen Einkauf Voraussetzung. Diese Systeme erleichtern die Aufgaben immens und reduzieren den Prozessaufwand erheblich.

Darüber hinaus gibt es einige sinnvolle Self-Service Software Tools mit denen beispielsweise C-Teile von den Abteilungen direkt selbst beschafft werden können. Konditionen, Lieferanten und Produktvorgaben lassen sich durch den Einkauf steuern und Lieferbedingungen und Bestellgrößen voreinstellen. Diese Tools können Prozesskosten erheblich senken, ohne dabei auf Vorgaben und Konditionen aus dem Einkauf verzichten zu müssen.

Als Kommunikator zwischen Lieferanten, Fachabteilung und Logistik, benötigt der operative Einkauf darüber hinaus effiziente Kommunikationsmöglichkeiten. Kommunikationsplattformen, Video Conferencing, integrierte und automatisch aktualisierte Kontaktverzeichnisse sowie Lieferantenportale zur Identifikation neuer Lieferanten gehören dazu.

Um die Steuerung und Überwachung der Kosten mit zu unterstützen und die eigenen Aufgaben zu monitoren eigenen sich außerdem speziell auf den Operativen Einkauf zugeschnittene Analyse Dashboards. Mit diesen kann jeder Einkäufer, aber auch der Operative Einkauf insgesamt, die eigene Performance sowie mögliche Lieferengpässe überwachen und steuern.

Was unterscheidet einen guten von einem erstklassigen Operativen Einkauf?

Ein ausgezeichneter operative Einkäufer zeichnet sich durch schnelle Handlungsfähigkeit, gute Kommunikation und lösungsorientiertes Handeln aus. Er ist Beziehungspfleger zwischen Lieferantenansprechpartnern, der internen Fachabteilung und den Supply Chain Verantwortlichen.

Er stellt optimale Bestellungen auch durch eine Synchronisation mit Lager, Vertrieb und dem Lieferanten sicher. Er betreibt kontinuierliche Bewertung und Messung der Lieferantenperformance und sichert eine saubere Datengrundlage in den von ihm betreuen Systemen.

Proaktiv identifiziert und kommuniziert er Verbesserungsmöglichkeiten entlang des Beschaffungsprozesses oder abteilungsinterner Prozesse. Er kontrolliert und überwacht die Einhaltung von Rahmenverträgen, Einkaufsrichtlinien und Maverick Buying und sichert so eine Einhaltung der verhandelten Konditionen und getroffenen Optimierungsentscheidungen.

Welche typischen Probleme und Stellschrauben gibt es?

Nachfolgend haben wir einige typische Anzeichen für Verbesserungsbedarf im Operativen Einkauf und mögliche Lösungsansätze beschrieben.