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Should Costing: Einkaufskosten senken mit Transparenz & Modellierung
"Wie viel Potenzial bleibt auf der Strecke, wenn Ihre Preisverhandlungen nur auf Bauchgefühl beruhen?" Should Costing hat neben Alternativangeboten & Marktpreisen den Vorteil Einblicke in die Kostenstrukturen & -Zusammenhänge zu gewinnen, die Ihnen helfen, Kosten zu optimieren, Produkte zu planen sowie die Lieferantenbeziehungen auf ein neues Level zu heben.
In diesem Beitrag behandeln wir unter anderem folgende Fragestellungen:
- Was ist Should Costing?
- Wann nutzt man Should Costing?
- Wie berechnet man die Should Cost?
- Wie erstellt man ein Should Cost Modell?
- Wie setze ich Should Cost Preise sinnvoll ein?
- Was sind die häufigsten Fehler beim Should Costing?
- Wie ist Should Costing neben anderen Methoden der Einkaufsoptimierung einzuordnen?
Darüber hinaus geben wir praktische Anwender Ratschläge, diskutieren Lösungsansätze und geben einen Ausblick wie der moderne Einkauf mit dieser Methode strategisches Wissen schafft, das langfristig Wettbewerbsvorteile sichert und die Verhandlungsposition & Lieferantenzusammenarbeit im Einkauf optimiert.
Was ist Should Costing?
Should Costing ist eine strategische Methode zur Kalkulation optimaler Kosten für Produkte oder Dienstleistungen, bei der die tatsächlichen Produktions- oder Dienstleistungskosten eines Lieferanten auf Basis aller einfließenden Kostenbestandteile modelliert werden.
Das Should Cost Modell ist somit unter Nutzung der spezifischen Beschaffungs- und Produktionsbedingungen im Stande das Lieferanten Kostenminimum eines bestimmten oder mehrerer generischer Lieferanten sowie darüber das Design Kostenminimum des vorgegebenen Designs / der vorgegebenen Anforderungen zu modellieren.
Je nach Anwendungsfall ist es das Ziel des Should Costings: eine fundierte Verhandlungsgrundlage zu schaffen, eine partnerschaftliche Preisgestaltung zu fördern, Verbesserungspotenziale aufzudecken oder eine belastbare Entscheidungsgrundlage für Produkt- & Materialentscheidungen zu schaffen.
Wann nutzt man Should Costing?
Should Costing wird immer dann genutzt, wenn Unternehmen die volle Kontrolle über ihre Kostenstruktur und Verhandlungsprozesse gewinnen möchten. Ein zentraler Anwendungsfall ist die Schaffung einer fundierten Verhandlungsgrundlage: Durch die genaue Analyse der einzelnen Kostenelemente können Einkäufer nicht nur faire, sondern auch strategisch vorteilhafte Preisforderungen stellen. Gleichzeitig fördert Should Costing eine partnerschaftliche Preisgestaltung, da Lieferanten und Hersteller in einen transparenten Dialog über Kostentreiber und Einsparpotenziale eintreten können. Zusätzlich hilft die Methode, gezielt Verbesserungspotenziale entlang der Wertschöpfungskette aufzudecken und so Effizienz und Wirtschaftlichkeit zu steigern. Für Produkt- und Materialentscheidungen bietet Should Costing darüber hinaus eine belastbare Entscheidungsgrundlage, die sicherstellt, dass neue Materialien oder alternative Fertigungsprozesse aus einer Kosten- und Leistungsperspektive optimal bewertet werden.
Should Costing eignet sich besonders gut für Unternehmen, die in kostenintensiven Branchen wie der Automobil-, Elektronik-, Maschinenbau- oder Konsumgüterindustrie tätig sind. Diese Unternehmen arbeiten oft mit komplexen Produkten und umfangreichen Lieferketten, in denen Kostenelemente wie Material, Fertigung und Logistik eine große Rolle spielen. Auch bei Unternehmen, die langfristige Partnerschaften mit ihren Lieferanten anstreben und dabei Transparenz sowie Effizienz verbessern wollen, entfaltet Should Costing großen Nutzen. Produkte mit hohem Materialeinsatz oder anspruchsvollen Produktionsprozessen lassen sich durch Should Costing gezielt analysieren, um Einsparpotenziale zu identifizieren.
Schwerer umsetzbar ist Should Costing hingegen bei Produkten und Branchen, in denen Preise stark von externen Faktoren wie Marktvolatilität, seltenen Rohstoffen oder von Angebot und Nachfrage getriebenen Preisschwankungen beeinflusst werden. Auch für sehr einfach strukturierte, kostengünstige Massenprodukte – wie Standardkomponenten – ist der Aufwand oft nicht gerechtfertigt, da die Einsparpotenziale hier durch den hohen Analyseaufwand häufig nicht im Verhältnis stehen.
Wie berechnet man die Should Cost?
Die Berechnung der Should Cost basiert auf einer detaillierten Analyse aller kostentreibenden Faktoren eines Produkts oder einer Dienstleistung. Zunächst wird bei der Should Cost Analyse der Materialaufwand berechnet, indem die Mengen und Kosten aller benötigten Rohstoffe und Bauteile ermittelt werden (idealerweise aus der BOM). Anschließend erfolgt die Kalkulation der Fertigungskosten, wobei Arbeitsaufwand, Maschinenlaufzeiten und spezifische Fertigungsprozesse berücksichtigt werden. Hinzu kommen indirekte Kosten wie Energieverbrauch, Logistik und eventuell anfallende Verwaltungskosten. Die Daten der Should Cost Analyse werden idealerweise durch Benchmarking und Vergleichswerte gestützt, um ein realitätsnahes Kostenmodell zu erstellen. Durch die Kombination dieser Faktoren entsteht eine detaillierte, transparente Kostenstruktur, die als Basis für fundierte Verhandlungen und strategische Entscheidungen dient.
Erfolgsentscheidend für eine gutes Modell ist neben einer strukturierten Should Cost Analyse Flexibilität, Anpassungsfähigkeit und Robustheit. Gute Should Cost Modelle lassen sich über Parameter, Variablen steuern und anpassen sowie über Eintrittswahrscheinlichkeiten oder eine Sensitivitätsanalysen hinsichtlich Veränderungen untersuchen.
Wie erstellt man ein Should Cost Modell?
Ein möglichst gutes Should Cost Modell ist ein iterativer Prozess, der die enge Zusammenarbeit zwischen Einkauf, eigenen Ingenieuren und idealerweise, je nach Anwendungsfall, dem Lieferanten erfordert.
- Die Ingenieure spielen eine zentrale Rolle, da sie die technischen Details und Produktionsprozesse des Produkts genau kennen und Annahmen zu Materialeinsatz, Fertigungsschritten und Produktionszeitpunkten fundiert einschätzen können.
- Gemeinsam mit dem Einkauf überprüfen die Ingenieure die Plausibilität der einzelnen Kostenelemente und können realistische Szenarien für verschiedene Produktionsmöglichkeiten entwickeln.
- Die Kooperation mit den Lieferanten ist ebenso wichtig, um Annahmen und unbekannte Variablen zu validieren. Im Idealfall stellen Lieferanten Informationen über spezifische Produktionsschritte, Maschinennutzung und Materialbeschaffung bereit.
Durch transparente Kommunikation zwischen den involvierten Parteien können Unklarheiten geklärt und eine gemeinsame Datenbasis geschaffen werden. Diese Validierung von Annahmen und Produktionsgegebenheiten, unterstützt durch Benchmarking und Vergleichswerte, führt zu einem Should Cost Modell, das realistische Kostenelemente abbildet und so die Basis für strategische und faire Verhandlungen schafft.
Wie setze ich Should Cost Preise sinnvoll ein? – Praxisansatz & Tipps je Anwendungszweck
Should Cost Preise sinnvoll einzusetzen, erfordert mehr als nur deren Berechnung. Diese Preise sind nicht immer vollständig korrekt, und ihre exakte Ermittlung bleibt durch Unwägbarkeiten oft fehleranfällig. Daher ist es entscheidend, die Ergebnisse nicht als exakten Wert zu betrachten, sondern sie als Ausgangspunkt für strategische Gespräche zu nutzen. Der eigentliche Mehrwert von Should Costing liegt meist in dem Dialog, der daraus entsteht: Durch den offenen Austausch zwischen Einkäufer, Ingenieuren und Lieferanten können realistische Potenziale aufgedeckt und gemeinsam Lösungen erarbeitet werden. Die verschiedenen Anwendungszwecke von Should Cost Preisen – ob zur Verhandlungsführung, in Ausschreibungen, für Lieferantenkollaborationen oder als Teil der Kostenplanung im Product-Lifecycle-Management – verlangen jeweils spezifische Ansätze, die den Nutzen maximieren.
In der Verhandlungsführung schafft ein detaillierter Should Cost Preis Transparenz und liefert fundierte Argumente. Der Preis dient als Basis, um Lieferanten auf realistische Kostenelemente anzusprechen und objektiv zu hinterfragen, wo Einsparungen möglich sind. Ein erfolgreicher Praxisansatz ist, den Should Cost Preis als Vergleichswert zu präsentieren und offen auf Unterschiede zu marktüblichen Preisen hinzuweisen und neue Informationen entlang der Verhandlungen in das Should Cost Modell einfließen zu lassen. Dafür ist es ratsam, Fragen zur Produktbeschaffenheit oder Produktionsprozessen etc. gezielt zu stellen, um die Kostenelemente gemeinsam zu prüfen und so zu einer fairen Einigung zu gelangen. Tipp: Bleiben Sie flexibel und offen für Lieferantenperspektiven, um den Verhandlungsprozess partnerschaftlich und lösungsorientiert zu gestalten.
Should Costing ist ein wirksames Instrument in Ausschreibungen, um die Angebote von Lieferanten objektiv zu bewerten und versteckte Kostentreiber zu identifizieren. Diese Methode hilft, unrealistische Angebote herauszufiltern und Vergleichbarkeit zu schaffen. Umgekehrt kann auch die Ausschreibung genutzt werden, um relevante Informationen für das Should Cost Modell einzuholen und den Einfluss auf das Angebot im Dialog der Verhandlung zu nutzen. In der Praxis lässt sich ein vorhandenes Should Cost Modell oder durch die Ausschreibungsinformationen angereichtertes Modell zum Beispiel erfolgreich umsetzen, indem man den Should Cost Preis als „Soll-Kalkulation“ in die Ausschreibung integriert und die Lieferanten dazu einlädt, die einzelnen Kostenpositionen transparent zu diskutieren. Tipp: Verwenden Sie die Should Cost Analyse als Benchmark und ermutigen Sie die Anbieter, ihre eigenen Vorschläge zur Kostensenkung im Rahmen der Ausschreibung beizutragen – dies fördert Innovationen und stärkt die Wettbewerbsfähigkeit.
In der Zusammenarbeit mit Lieferanten dient die Should Cost Analyse als wertvolles Identifikationswerkzeug, um gemeinsam Kostenoptimierungen zu erarbeiten. Die Transparenz, die durch Should Costing entsteht, fördert eine partnerschaftliche und vertrauensvolle Kommunikation, die über die reinen Kosten hinausgeht.
In der Praxis empfiehlt es sich, folgende Strategien zu nutzen:
- Entscheidungen bei Spezifikationen: Durch den offenen Austausch über den Bedarf an hochwertigen Materialien, wie spezielle Legierungen oder Premium-Leder, lassen sich die Anforderungen an die Spezifikation optimieren und teils kostengünstigere Alternativen prüfen.
- Nachhaltigkeit berücksichtigen: Besprechen Sie, wie sich die Nachhaltigkeitsbilanz verbessern lässt, zum Beispiel durch weniger Materialeinsatz oder Abfallreduktion.
- Strategie der Transparenz und der beidseitigen Vorteile: Betonen Sie den gegenseitigen Nutzen, indem Sie aufzeigen, wie Kosteneinsparungen dem Lieferanten zugutekommen, sei es durch optimierte Fertigungsprozesse oder effizienteren Materialeinsatz.
- Schutz vertraulicher Informationen: Stellen Sie sicher, dass der Lieferant weiß, dass es um eine allgemeine Kostentransparenz geht und nicht um detaillierte Offenlegung von Kostenstrukturen oder Margen.
- Frühe Einbindung des Lieferanten: Binden Sie den Lieferanten bereits in die Should Cost Analyse ein, um Widerstände abzubauen und eine stärkere Zusammenarbeit zu fördern.
Tipp: Durch eine proaktive Zusammenarbeit kann der Lieferant wertvolles Wissen zur Produktionskomplexität einbringen und so das Modell für alle Beteiligten verbessern.
Should Costing ist ein strategisches Planungswerkzeug, das über den gesamten Produktlebenszyklus hinweg wertvolle Einblicke liefert. Im Product-Lifecycle-Management (PLM) oder Enterprise Product Costing (EPC) wird der Should Cost Preis verwendet, um schon früh in der Entwicklungsphase eine belastbare Entscheidungsgrundlage für Kostenprognosen und Budgets zu schaffen. Der Praxisansatz besteht darin, die Analyse in die frühen Entwicklungsphasen zu integrieren, um potenzielle Kostenfallen zu erkennen und Designs oder Materialentscheidungen proaktiv anzupassen. Tipp: Nutzen Sie Should Cost Analysen, um kontinuierlich die Kosteneffizienz im Produktlebenszyklus zu überprüfen und die Profitabilität des Produkts langfristig zu sichern.
Was sind die häufigsten Fehler beim Should Costing?
Beim Einsatz von Should Costing treten häufig Fehler auf, die die Genauigkeit und den Nutzen dieser Methode erheblich beeinträchtigen können:
- Eine solide Datenbasis ist essenziell, doch werden oft veraltete oder unzureichend genaue Daten verwendet.
- Zudem bleiben indirekte Kosten wie Logistik und Energie häufig unberücksichtigt, was ein verzerrtes Bild der tatsächlichen Kosten erzeugt. Unternehmen überschätzen oft die Präzision ihres Modells und übersehen dabei, dass Should Costing in erster Linie ein Orientierungswerkzeug ist – ideal als Basis für Verhandlungen, nicht als absoluter Preisrahmen.
- Auch die mangelnde Einbindung der Lieferanten in den Analyseprozess ist ein typisches Problem, das zu Widerständen und Misstrauen führt. Ein weiterer Fallstrick ist das Versäumnis, Marktschwankungen und Veränderungen in der Lieferkette kontinuierlich zu reflektieren, sodass das Modell schnell an Aktualität verliert.
- Letztlich ist auch die fehlende Schulung und Einbindung der relevanten Abteilungen, insbesondere des Einkaufs und Engineerings, ein Hindernis, das die Akzeptanz und die effektive Anwendung von Should Costing beeinträchtigen kann.
Durch regelmäßige Datenaktualisierung, Einbeziehung aller Kostenelemente und eine partnerschaftliche Zusammenarbeit mit Lieferanten lässt sich das volle Potenzial von Should Costing realisieren und eine präzisere, wertschöpfende Kostenkontrolle etablieren.
Wie ist Should Costing neben anderen Methoden der Einkaufsoptimierung einzuordnen?
Should Costing ist eine strategische Methode der Einkaufsoptimierung, die sich sowohl ergänzend als auch abgrenzend zu anderen gängigen Ansätzen einsetzen lässt. Im Vergleich zu Ausschreibungen, Lieferantenpartnerschaften, Insourcing oder Offshoring bietet Should Costing spezifische Vorteile hinsichtlich Kostenkontrolle und Transparenz, bringt jedoch auch einige Herausforderungen mit sich. Im Folgenden wird die Verbindung und Abgrenzung dieser Methoden beleuchtet.
1) Ausschreibung oder Verhandlung unter Wettbewerb
Ausschreibungen und Wettbewerbsverhandlungen setzen auf das Prinzip der Konkurrenz und können zu schnellen Kostenreduktionen führen, da Anbieter gezwungen sind, ihre besten Angebote zu unterbreiten. Im Gegensatz dazu fokussiert Should Costing auf eine tiefere Analyse der Kostenelemente, die hinter einem Produkt oder einer Dienstleistung stehen, und schafft somit eine fundierte Basis, um realistische Preise unabhängig vom Marktangebot zu ermitteln. Die Kombination aus beiden Ansätzen kann vorteilhaft sein: Während eine Ausschreibung den Preiswettbewerb stärkt, bietet Should Costing eine objektive Verhandlungsgrundlage, die unrealistische Angebote oder verdeckte Kostentreiber frühzeitig identifiziert. Der Nachteil einer Ausschreibung liegt in möglichen Einbußen bei der langfristigen Lieferantenbeziehung, da die kurzfristige Preisoptimierung im Vordergrund steht.
2) Lieferantenpartnerschaft & kollaborative Entwicklung
Should Costing und Lieferantenpartnerschaften ergänzen sich ideal: Während die Kostenanalyse Transparenz und detaillierte Einblicke in Kostentreiber ermöglicht, fördert die kollaborative Entwicklung eine enge Zusammenarbeit zur nachhaltigen Kostenoptimierung. Hierbei entsteht ein gegenseitiges Verständnis für Produktionsprozesse und Kostenelemente, was zu gemeinsamen Optimierungen, wie der Auswahl kostengünstigerer Materialien oder effizienterer Herstellungsverfahren, führen kann. Ein klarer Vorteil der Partnerschaft liegt in der gemeinsamen Innovationskraft und einer langfristigen Stabilität der Geschäftsbeziehung. Jedoch kann der Aufbau solcher Partnerschaften zeitintensiv sein und eine tiefgehende Vertrauensbasis voraussetzen – Should Costing fungiert hier als wertvolles Instrument, um diese Basis durch Kostentransparenz zu stärken.
3) Insourcing
Insourcing, also die interne Produktion von Waren und Dienstleistungen, ermöglicht die vollständige Kontrolle über die Herstellungskosten und die Qualität. Während Should Costing extern eingesetzt wird, um Lieferantenpreise besser bewerten zu können, kann es auch zur Bewertung der Kosteneffizienz einer potenziellen Eigenfertigung herangezogen werden. Sollten die Should Cost Berechnungen zeigen, dass externe Produktionskosten über den internen Fertigungskosten liegen, könnte Insourcing eine sinnvolle Alternative darstellen. Der Vorteil von Insourcing liegt in der Kostenkontrolle und der Qualitätssicherung, allerdings erfordert es erhebliche Investitionen in Ressourcen und Fachwissen und birgt das Risiko von Flexibilitätsverlusten bei schwankender Nachfrage.
4) Offshoring
Offshoring zielt darauf ab, durch die Verlagerung von Produktionsprozessen in kostengünstigere Länder Einsparungen zu erzielen. Im Unterschied zu Should Costing, das Transparenz auf Basis von Kostenelementen bietet, nutzt Offshoring primär Standortvorteile, etwa niedrigere Lohnkosten. Should Costing kann Offshoring-Entscheidungen unterstützen, indem es realistische Zielkosten für internationale Lieferanten berechnet und dabei hilft, Verlagerungsentscheidungen durch transparente Vergleichskosten zu untermauern. Der Vorteil von Offshoring liegt in der direkten Kostensenkung, jedoch sind häufigere Risiken wie Qualitätsprobleme, längere Lieferzeiten und komplexere Lieferketten zu beachten, was die langfristige Effektivität mindern kann.
Während Methoden wie Ausschreibungen und Offshoring auf direkte Kostensenkung abzielen, bietet Should Costing einen tiefgehenden Ansatz zur Analyse und Optimierung von Kostenstrukturen. Besonders in Kombination mit strategischen Partnerschaften und als Grundlage für Make-or-Buy-Entscheidungen ist Should Costing ein wertvolles Instrument, das langfristig zu nachhaltigeren und transparenteren Einkaufsentscheidungen beiträgt.
Ausblick: Strategisches Wissen und Wettbewerbsvorteile durch Should Costing im modernen Einkauf
Should Costing bietet modernen Einkaufsabteilungen eine methodische Grundlage, die weit über die reine Kostenberechnung hinausgeht. Indem Unternehmen die realen Kostenstrukturen und Kostentreiber von Produkten und Dienstleistungen detailliert analysieren, schaffen sie eine belastbare Verhandlungsbasis, die auf fundierten Einblicken in die Herstellungsprozesse und deren Kosten beruht. Der Vorteil dieser Methode liegt in ihrer Flexibilität und Anwendung auf verschiedene Einkaufsstrategien – sei es zur Unterstützung von Ausschreibungen und Verhandlungen, zur Kostenoptimierung über kollaborative Lieferantenprojekte oder als Instrument zur Entscheidung zwischen Eigenfertigung und Outsourcing.
Im Zusammenspiel mit anderen Einkaufsstrategien wie Ausschreibungen, Lieferantenpartnerschaften, Insourcing oder Offshoring stellt Should Costing eine wertvolle Ergänzung dar, die Unternehmen eine präzise Kostenkontrolle und eine datenbasierte Entscheidungsgrundlage bietet. Diese methodische Klarheit stärkt die Verhandlungsposition im Einkauf und unterstützt die Entwicklung einer resilienten Lieferkette, die sowohl flexibel als auch kosteneffizient ist. Der moderne Einkauf gewinnt dadurch eine zukunftsorientierte Ausrichtung, die es ermöglicht, Veränderungen am Markt frühzeitig zu antizipieren und proaktiv auf Kostenoptimierungen hinzuwirken – ein entscheidender Vorteil in einer immer dynamischeren Wettbewerbslandschaft.
OCM bietet Ihnen Unterstützung in der Beratung, Durchführung oder im Coaching in unserem Beratungsmodul Should Costing.
Wie oben diskutiert, bietet sich häufig eine Einbindung in folgende Module oder Expertise Gebiete an:
- Einkaufsoptimierung
- Strategischer Einkauf Warengruppen
- Transformation externe Kosten
- Warengruppen optimieren
- Lieferantenmanagement
Weitere Module finden Sie in unserem umfassenden Modulangebot Einkaufsberatung.
Gerne stellen wir Ihnen unsere Ansätze und Module hierzu vor oder diskutieren anhand Ihrer individuellen Herausforderungen konkrete Lösungs- & Einbindungsansätze zum Thema Should Costing.
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Module Einkaufsberatung
Potentialanalyse Einkauf
- Benchmarking & Identifikation von Potentialen
- Konkreter Maßnahmenplan zur Realisierung
Transformation externe Kosten
- Kosten senken & Maverick Buying stoppen
- Einkaufsoptimierung & Zero Based Budgeting
Beschaffungsprozess optimieren
- Beschaffungsprozesse optimieren: schnell, kosteneffizient, digital
- Geschulte und involvierte Mitarbeiter
- Stärkung von Compliance
Warengruppen optimieren
- Beschaffungsstrategie & Kostenoptimierung
- Qualität steigern & Maverick Buying verhindern
Konzeption Einkaufsstrategie
- Nachhaltig max. Wertbeitrag mit optimaler Einkaufsstrategie
- Kosten senken, Beschaffungsprozesse optimieren
BI Kostenreporting
- Konsolidierte Datenquellen
- Aussagekräftige Live-Analysen
- Faktenbasierte Entscheidungen
Operating Model Einkauf
- Max. Wertsteigerungsbeitrag der Einkaufsorganisation
- Beschaffungsprozesse optimieren, messen & steuern
Training: Einkauf & Verhandlung
- Gezielt geschulte Einkäufer
- Theorie praktisch und betreut umsetzen
Interim Manager Einkauf
- Schnelle Hilfe: Kandidaten innerhalb von 48h
- Abgleich von Anforderung und Eignung vom Einkaufsexperten
- Vom Operativen Einkäufer bis CPO
Should Costing
- Should Costing als Methode der Einkaufsoptimierung
- Der Weg zu Should Cost Analyse & Should Cost Modell
Digitalisierung Einkauf
- Informationsvorteile in Geschwindigkeit, Umfang, & Aussagekraft
- Effizienz durch Automatisierung, Datenintegration & Prozessvereinfachung
Workforce Management
- Purchase to pay Kosten senken
- Prävention Scheinselbstständigkeit
Lieferantenmanagement
- Effiziente Zusammenarbeit
- Leistungsbasierte Lieferantensteuerung
Versicherungsoptimierung
- Kostenoptimierung
- Individuell optimaler Versicherungsschutz
